Escribir un correo electrónico en inglés

publicado por Gaby Levy el 24/11/2011

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Hoy en día todos somos escritores.  En el pasado, tan solo levantábamos el teléfono y llamábamos a los demás.  Ahora, muchas personas se comunican a través de un correo electrónico (e-mail).  Pero… ¿por qué debemos poner especial atención cuando escribimos?

Porque a través del correo electrónico, muchas veces transmitimos o “dejamos ver” nuestra personalidad.  La persona que lo recibe puede formarse una opinión:

—es divertido, está tapado, es considerado, es redundante, es inteligente, es profesional, etc.

Por todo lo anterior, aquí algunos consejos a tomar en cuenta cuando escribes correos electrónicos (e-mails):

Comunicación formal o informal

  • Un ambiente formal, es cuando por ejemplo escribes una carta de presentación, postulas para un trabajo, solicitas información de algún servicio o producto, redactas una propuesta para un cliente, preparas un informe, o envías un mensaje a tu jefe o a tus compañeros de trabajo.
  • Un ambiente informal, es cuando escribes a un amigo o a un familiar.

Dependiendo de a quién escribas, utilizarás las reglas del lenguaje para una situación específica.  Por ejemplo: no vas a utilizar abreviaciones que normalmente utilizas cuando envías mensajes de texto (SMS) a tus amigos, en un correo formal.  Como tampoco vas a utilizar las conjunciones “And” (y) o “But” (pero, sino) al comienzo de una oración, si escribes en un lenguaje formal.

Cada ambiente tiene su propio lenguaje, y solo tú puedes decidir cuál utilizar; pero si tienes alguna duda, es mejor escribir de una manera formal.

La línea de “Asunto” (subject)

Debido a mi actividad profesional recibo muchos correos electrónicos todos los días, y frecuentemente me encuentro con mensajes sin “asunto”. Esto me parece bastante molesto y si no conozco al remitente, muchas veces el mensaje termina en la papelera sin haber sido abierto.

Algo aun más molesto, es cuando la línea que leo en el “asunto”, no tiene ninguna relación con el contenido del mensaje.

Por lo que, por regla general:

  • Siempre debes escribir de qué trata tu mensaje en “asunto”.
  • Debes asegurarte de que tu línea de “asunto” coincida con el contenido de tu mensaje.

Las conversaciones por correo electrónico

Es común que respondamos a un mensaje, y que a su vez recibamos otro comentario más en respuesta. Este intercambio de correos se convierte en una conversación. Si desde un principio el “Asunto” no es claro, seguir la conversación puede ser complicado. Sobre todo, si tú o tu destinatario reciben muchos mensajes diariamente.

También sucede que durante estas “conversaciones”, se toquen otros temas completamente diferentes al sujeto original.

Si ésto llega a pasarte, y si se trata de otros temas importantes, te sugiero borrar las conversaciones ajenas al asunto, para conservar lo esencial del mensaje.

Mejor aún, inicia un nuevo mensaje con la nueva conversación. Esto es de particular importancia en un contexto de negocios. Por regla general, siempre trato de tener una conversación por cada tema importante, cada una con un “asunto” claro y conciso.

El saludo

En inglés, podemos comenzar saludando así:

  • Hello John,
  • Dear John,

Sabías que cuando utilizas “Hello”, la forma correcta de escritura es “Hello, John” (coma entre el saludo y el nombre). Si quieres conocer a fondo esta regla que se aplica muy poco, particularmente en la comunicación por correo electrónico, aquí un artículo interesante: Using Commas With Names and Greatings.

¿Cuándo utilizar “Hello” o “Hi”, y cuándo “Dear”?

En Estados Unidos y otros países de habla inglesa, “Dear” es el saludo más utilizado en un ambiente formal.  También se utiliza para correspondencia personal.

Mientras que “Hello” o “Hi”, se utilizan entre las personas que se conocen bien: amigos, compañeros de trabajo, familia.

En un correo electrónico debes incluir el nombre de la persona en tu saludo, ya que normalmente conoces a la persona o alguien más te hizo referencia a ella.

Puedes utilizar las siguientes abreviaciones de título:

Mr. (Mister/señor)  y su plural es Messrs. (Messieurs/señores)

Ejemplos:

  • Dear Mr. Stevens,  o   Hello Mr. Stevens,
  • Dear Messr. Abbot and Dean,   o   Hello, Messr. Abbot and Dean

Mrs. o Ms. (Misses/señora) y su plural Mses., Mss. o Mmes. (Mesdames/señoras)

Miss (señorita) o Misses (plural/señoritas)

Ejemplos:

  • Dear Mrs. Robinson,  o  Hello Mrs. Robinson,
  • Dear Mses. Smith and Hirch,  o   Hello, Mses. Smith and Hirsch
  • Dear Miss Beck,  o  Hello Miss Beck,

Nota: En inglés americano, la abreviación siempre termina con un punto; en inglés británico, no es necesario el punto al final de la abreviación.

Mensaje

Tu mensaje debe ser transmitido de la manera más clara posible.  Este tema es amplio, por lo que te sugiero leer el artículo: Consejos para redactar un e-mail.

Firma de despedida

Las formulas más utilizadas para cerrar un mensaje formal son:

  • Sincerely,
  • Yours sincerely,
  • Regards,
  • Best Regards,

Nota: Sincerely, puede sonar muy formal si mantienes comunicación frecuente con una persona.

Ejemplos de cierres informales que puedes utilizar con amigos:

  • Yours,
  • Later,
  • Cheers,

Finalmente algunos ejemplos de cierres muy informales, que solo debes utilizar con la familia y amigos íntimos:

  • Love,
  • Hugs,

Firma prediseñada

Una ventaja de los programas de correo electrónico, es que puedes crear una firma de despedida predeterminada para que sea incluida de manera automática en todos tus mensajes, e inclusive crear una firma para cada situación (formal o informal).

Lo que debe contener necesariamente tu firma en un mensaje de negocios es:

  • Palabra de despedida (Regards, Sincerely, Yours, etc.)
  • Tu nombre completo
  • Teléfono
  • Dirección de correo electrónico

Si cuentas con una dirección física y/o un sitio en Internet, inclúyelos también.

Otro tema relacionado a leer: Reglas de etiqueta de un e-mail.

¡Hasta la próxima!

P.D. Deja tu comentario o sugerencia en la sección de “Comentarios” de esta entrada.

{ 26 comentarios… leélos a continuación y/o agrega el tuyo }

anacleto sandoval noviembre 24, 2011

Muchisimas gracias .seguiré aprendiendo con ustedes.

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Fanny noviembre 24, 2011

Gracias por todas sus ensenanzas!

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JOctan noviembre 24, 2011

Siempre útiles e interesanes los tips
gracias

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Jimena noviembre 24, 2011

Siempre son detalles que aunque no son demasiados realmente demuestran tu nivel y experiencia en el ingles, excelentes consejos.

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Pedro Claros noviembre 24, 2011

Muchas gracias por estas recomendaciones muy útiles.

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Patricia Fernández noviembre 24, 2011

Gracias!

Siempre es enriquecedor tener asesorías suyas!

Saludos

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Samuel Ramos noviembre 24, 2011

Hola.
Muchas gracias por la información, está excelente.
Saludos.

Samuel

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Esmeralda noviembre 24, 2011

Hoola , gracias por el conocimiento transmitido, es bastante constructivo y ùtil.Saludos

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Ernesto noviembre 24, 2011

Esto esta excelente, es de agradecer tu fineza y voluntad de que aprendamos a redactar los email y por supuesto en ingles.

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Gabriela noviembre 25, 2011

Muy útiles todos estos tips, muchas gracias.

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Antonella noviembre 25, 2011

GRACIAS!!!

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sofia amaya noviembre 25, 2011

super excelente esta clase, son muy utiles estos consejos . gracias

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isaa sol noviembre 25, 2011

mil gracias por tus atentos consejos…bendiciones

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Amaya noviembre 25, 2011

Me parece muy útil y conciso. Muchas gracias por la información, da gusto aprender cada día algo nuevo con vosotros.

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Cyntia I. Reyes noviembre 25, 2011

Interesante, continuen así con lings de gran calidad, adelante.

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RONNY BASTIDAS noviembre 26, 2011

SENCILLAMENTE…..BRILLANTE!!!
ESTO SI ES DAR LUCES AL ESTUDIANTADO, GRACIAS POR SUS INMENSOS APORTES PROFESOR LEVY.

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Susana Tirado noviembre 26, 2011

Gracias por los blogs, yo no sabía como abreviar señores en ingles!!y me sirve mucho, ojala nos sigan ayudando, yo quiero mejorar mi ingles.

Saludos

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fredey antonio noviembre 27, 2011

muy interesante, muchas gracias por excelentes consejos.

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julio eduardo noviembre 27, 2011

muchas gracias es muy util saber la escritura apropida formal e informal al escibir un correo electrnico.

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CARMEN GLORIA noviembre 27, 2011

ME ENCANTAN TUS TIPS, VERY USEFUL SINCERELY CARMEN GLORIA

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José Laureano Chalarca T. noviembre 28, 2011

Super and super excelentes tus enseñanzas my dear Daniel.
Tus enseñanzas son muy concisas y muy prácticas. Siempre sacándonos del atolladero.
Muchísimas gracias

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ector pupiales noviembre 28, 2011

esta muy interesante la enzeñanza gracias por todo es de mucha utilidad para mi

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ROSA MORA RIFFO diciembre 2, 2011

SIEMPRE LEO TUS MENSAJES Y CONSEJOS SON ÚTILES EN VARIAS SITUACIONES NECESARIAS PARA EL USO DEL INGLES , APRENDO Y TODO LO QUE VOY ADQUIRIENDO LO TRANSMITO . GRACIAS

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Zulma diciembre 15, 2011

Gracias, esta información me servirá mucho, porque estoy planeando estudiar maestría en el extranjero, y tengo que comunicarme por e-mail, con los doctores con los que quiero trabajar.
Gracias, Daniel.

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Enrique abril 16, 2012

muchas gracias amigo!

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Aki agosto 22, 2013

Yo siempre empiezo con ” Dear Mr. Smith” (como ejemplo)
Cuando solicito algúna información siempre lo hago de manera muy formal, ya que los Ingleses son muy sentidos en la forma de perdirles las cosas, entonces, me dirijo de la siguiente manera : I’d be very grateful if you could give me the ….. (es muy formal utilizar could en ves de can you, ya que ésta última la toman como ordenamiento, es decir, preguntas pero exiges.
Y para finalizar uso: Kind regards.

Saludos a todos.

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