Si tu quieres presentar en tu escrito información como: procedimientos técnicos, informes administrativos o dar instrucciones, el formato de párrafos no es la mejor forma, ya que normalmente ésta información suele ser complicada y lo mas probable es que tu lector se “pierda” en la lectura.
Para ayudar a tu lector a encontrar y comprender la información lo más rápido posible, te sugiero el uso de listas. Además tu podrás:
- Comunicar la información más rápido
- Ahorrar tiempo valioso en escribir
- Reducir errores de gramática y puntuación
Tu puedes –y debes- usar una lista cada que presentes 3 ó más piezas de información. Y para estar completamente seguro de que tu lista es fácil de leer, te sugiero seguir la siguiente guía:
Guía para el buen uso de listas
1. Escribe siempre un enunciado diciéndole a tu lector de qué se trata la lista.
2.Utiliza elementos gráficos para marcar cada punto o concepto y deja un espacio de línea en blanco entre cada uno de ellos.
- Puedes utilizar elementos gráficos sencillos como: >> * -
- Los números y letras tienden a ser distractores, ya que el texto esta lleno de estos símbolos.
- Si se trata de alguna instrucción o procedimiento utiliza números ordinarios 1, 2, 3,…. Nunca números romanos I, II, III, IV…
3.- Utiliza únicamente el punto final cuando tu concepto o tema a tratar contiene más de una frase. Una ventaja es que el formato de lista claramente muestra cuando un concepto finaliza y otro comienza.
4. Asegúrate de que los conceptos en la lista sean paralelos, es decir, presentados de la misma forma. Por ejemplo: Si un concepto comienza con un verbo, todos los conceptos tienen que comenzar con verbos. Si un concepto es una oración completa, todos los conceptos deben ser oraciones completas.
5. Crea tu lista de tal forma que el lector pueda seguir tu información de una manera sencilla y lógica ya que las listas que contienen más de 5 conceptos pueden ser difíciles de seguir.
Para que puedas visualizar el manejo y utilidad de las listas, qué mejor ejemplo que dos escritos. Mismo contenido, diferente manera de presentarlo:
Estimada Sra. Rodríguez:
Para procesar su solicitud de préstamo, necesitamos la siguiente información y documentos lo más pronto posible.
En la sección 12A, por favor anote el nombre y dirección del prestamista que ampara su segundo documento de confianza. Los estados de sus cuentas actuales de tarjetas de crédito y otros préstamos, deberán ser anotados en la sección 16B, a excepción de préstamos para automóviles (sección 16D).
El nombre y dirección de su trabajos anteriores deberán ser anotados en la sección 6C, si usted ha permanecido en su trabajo actual por un periodo menor a 2 años.
Liste los saldos de sus cuentas bancarias en la sección 4A. Incluya el nombre y dirección de la institución bancaria y el número de cuenta. Utilice la sección 4B, C y D para certificados de depósito, valores, etc., como se muestra.
El propósito del préstamo debe ser anotado en la sección 3, junto con la cantidad a solicitar. Finalmente asegúrese de firmar y de poner la fecha en la sección 23. La solicitud completa deberá ser enviada al departamento de procesamiento de datos, con las últimas 2 copias de su pago de impuestos de los últimos 2 años y último comprobante de ingresos.
Por favor déjeme saber si tiene alguna pregunta.
Atentamente
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Estimada Sra. Rodríguez:
Para procesar su préstamo, necesitamos la solicitud con toda la información lo más pronto posible. Por favor envíe su solicitud al departamento de procesamiento de datos anexando copias (no envíe originales) de los siguientes documentos:
- Declaración de impuestos anual de los últimos 2 años
- Ultimo comprobante de ingresos
En la solicitud, por favor complete correctamente la siguiente información:
Sección 3: Describa el propósito del préstamo y cantidad solicitada
Sección 4: Complete los siguientes puntos:
- Liste los saldos de sus cuentas bancarias (4A)
- Anote el nombre y dirección de la institución bancaria y el número de cuenta
- Anote cualquier certificado de depósito, valores, etc., como se muestra (4B, 4C y 4D)
Sección 6C: Si usted ha permanecido en su trabajo actual por menos de 2 años, anote el nombre y dirección de su trabajo anterior
Sección 16: Liste los estados de cuenta actuales de sus tarjetas de crédito (16B), otros préstamos (16C) y préstamos de automóvil (16D)
Sección 23: Firme y anote la fecha en la solicitud
Estoy a sus órdenes para cualquier otra pregunta.
Atentamente.
¡El segundo escrito con toda seguridad será mejor comprendido que el primero!
Si tienes alguna otra sugerencia, te invito a que la dejes en la sección de comentarios de esta entrada.
¡Hasta pronto!
